Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên không chỉ là một vấn đề nhân sự; đó là một sự hao tổn trực tiếp và có thể định lượng được đối với lợi nhuận của một công ty. Chi phí tuyển dụng, đào tạo và hướng nghiệp cho một nhân viên mới có thể rất lớn, dẫn đến một vòng luẩn quẩn: đội ngũ nhân viên căng thẳng tạo ra tỷ lệ nghỉ việc cao, từ đó lại tạo thêm áp lực cho những người còn lại. Trong nhiều thập kỷ, việc tìm kiếm một giải pháp hiệu quả về chi phí đã dẫn các công ty đi theo con đường của những cải tiến nhỏ và các cuộc khảo sát mức độ gắn kết chung chung với tác động hạn chế.
Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu một giải pháp đã tồn tại? Một mối hợp tác nghiên cứu đột phá giữa Trường Quản lý MIT Sloan và Trường Y tế Công cộng Harvard T.H. Chan đã giới thiệu một mô hình an sinh cho nhân viên vừa mang tính nhân văn sâu sắc vừa có cơ sở dữ liệu rõ ràng. Nghiên cứu này, được công bố trong một hướng dẫn mới có tiêu đề “Thành lập Ủy ban Sức khỏe và An sinh Nơi làm việc: Hướng dẫn Từng bước cho Người Quản lý”, trình bày một hình thức chương trình có sự tham gia của nhân viên không chỉ cải thiện sức khỏe tâm lý mà còn mang lại lợi tức tài chính mạnh mẽ.
Phát hiện cốt lõi là rõ ràng và thuyết phục: Ủy ban Sức khỏe và An sinh, hay HaWC, có thể giảm 20% tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên tuyến đầu trong 12 tháng. Để đạt được kết quả tương tự chỉ bằng cách tăng lương, các nhà nghiên cứu ước tính một công ty sẽ phải tăng lương theo giờ cho nhân viên tuyến đầu lên 1.5%. Đối với bất kỳ nhà lãnh đạo doanh nghiệp nào, con số thống kê này là một lời cảnh tỉnh. Bài blog này sẽ đi sâu vào nghiên cứu của MIT, chuyển đổi các phát hiện của nó thành các bước có thể hành động, và chỉ ra cách các công cụ của Jungji có thể bổ trợ cho mô hình HaWC để xây dựng một tổ chức khỏe mạnh và có lợi nhuận cao hơn.
Đi Sâu vào Mô Hình HaWC: Cách Hoạt Động và Những Thành Tựu
Mô hình HaWC là một hình thức chương trình có sự tham gia của nhân viên, mang đến cho người lao động một kênh trực tiếp để bày tỏ mối quan ngại và ý tưởng cải thiện nơi làm việc. Về cốt lõi, chương trình được xây dựng trên ý tưởng đơn giản nhưng mạnh mẽ: khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe và được trao quyền, an sinh và cam kết của họ đối với tổ chức sẽ tăng lên.
Chu Trình Dự Án Cải Tiến: Một Khung 5 Bước Cho Sự Thay Đổi
Một HaWC hoạt động bằng cách thu hút các thành viên của mình vào một chu trình cải tiến liên tục. Quy trình năm bước này hướng dẫn một ủy ban từ việc xác định một vấn đề đến việc thực hiện một giải pháp.
- Nêu Mối Quan Ngại: Ủy ban, được dẫn dắt bởi một đồng trưởng nhóm từ nhân viên tuyến đầu và một đồng trưởng nhóm từ ban quản lý, thu thập mối quan ngại và ý tưởng từ nhân viên thông qua các kênh khác nhau, chẳng hạn như hộp ý kiến ẩn danh, khảo sát hoặc trò chuyện trực tiếp.
- Ưu Tiên Mối Quan Ngại: Các mối quan ngại được đánh giá dựa trên tầm quan trọng của chúng (mức độ nghiêm trọng của vấn đề) và tác động (số người bị ảnh hưởng) để xác định vấn đề nào ủy ban sẽ giải quyết tiếp theo.
- Phân Tích Nguyên Nhân Gốc Rễ: Ủy ban sử dụng các kỹ thuật có cấu trúc, chẳng hạn như phân tích “Năm Câu Hỏi Tại Sao”, để hiểu nguyên nhân thực sự, gốc rễ của vấn đề, thay vì chỉ điều trị các triệu chứng.
- Động Não Giải Pháp: Với nguyên nhân gốc rễ đã được xác định, ủy ban cùng nhau động não một loạt các giải pháp khả thi.
- Xác Định Kế Hoạch Hành Động & Thực Hiện: Ủy ban phát triển các kế hoạch hành động cụ thể cho các giải pháp đã chọn, giao trách nhiệm cho các thành viên trong nhóm, và đặt ra một thời gian biểu rõ ràng để thực hiện.
Mô hình HaWC được thiết kế để giải quyết các mối quan ngại trong ba danh mục chính:
- Môi trường Tâm lý Xã hội: Cách nhân viên cảm thấy về việc đi làm (ví dụ: cảm thấy được tôn trọng, cân bằng giữa công việc và cuộc sống).
- Tổ chức Công việc: Cách công việc được thực hiện và có thể được cải thiện (ví dụ: quy trình làm việc, đào tạo, lịch trình, khối lượng công việc).
- Môi trường Vật lý: Các mối nguy hiểm về an toàn và các mối quan ngại vật lý khác.
Sức Mạnh Tiếng Nói Của Nhân Viên: Ví Dụ Thực Tế Từ Nghiên Cứu
Nghiên cứu cung cấp các ví dụ thực tế, thuyết phục về cách HaWC, bằng cách trao quyền cho nhân viên được lên tiếng, đã có thể thực hiện các giải pháp đơn giản nhưng có tác động lớn.
- Vấn đề: Thiết bị Xử lý Vật liệu (MHE) được đỗ không hiệu quả, làm tắc nghẽn một số khu vực của kho hàng.
- Giải pháp: HaWC đã tạo ra các bãi đỗ MHE được chỉ định trên khắp kho hàng.
- Vấn đề: Công nhân và giám sát viên cảm thấy căng thẳng trong các sự cố hoạt động do quy trình không rõ ràng.
- Giải pháp: Một quy trình giao tiếp liên phòng ban đã được soạn thảo và thực hiện để phối hợp hoạt động trong các sự cố.
- Vấn đề: Công nhân cảm thấy không được chuẩn bị đầy đủ khi được yêu cầu làm việc ở một phòng ban khác.
- Giải pháp: Một “bảng gian lận” đào tạo chéo đã được tạo ra, với hướng dẫn về các nhiệm vụ cốt lõi.
- Vấn đề: Âm nhạc được phát trong kho hàng lặp đi lặp lại và thiếu sự đa dạng.
- Giải pháp: HaWC đã khảo sát công nhân về sở thích âm nhạc của họ và tạo ra một danh sách phát nhạc được tuyển chọn.
Những ví dụ này làm nổi bật một thông tin chi tiết quan trọng: các giải pháp hiệu quả nhất thường được tìm thấy bởi những người gần gũi nhất với vấn đề. Mô hình HaWC cung cấp cấu trúc chính thức cần thiết để lắng nghe, ưu tiên và hành động dựa trên những hiểu biết có giá trị này.
Từ Nghiên Cứu đến Thực Tế: Ý Nghĩa Thực Tiễn Cho Công Ty Của Bạn
Báo cáo của MIT cung cấp hướng dẫn rõ ràng cho bất kỳ tổ chức nào sẵn sàng áp dụng mô hình HaWC. Quy trình bắt đầu với việc đánh giá sự sẵn sàng và được tiếp nối bằng việc tuyển dụng và thực hiện.
Giai đoạn 1: Sẵn sàng cho HaWC
Trước khi khởi động thành công, báo cáo khuyến nghị đặt ba câu hỏi chính:
- Nguồn lực: Tổ chức có đủ thời gian và ngân sách để hỗ trợ HaWC không? Điều này bao gồm thời gian cho các cuộc họp, đào tạo và thực hiện các giải pháp.
- Ổn định: Tổ chức có đang trải qua những thay đổi lớn không (ví dụ: sáp nhập hoặc thay đổi chính sách lớn)? Nếu có, nên hoãn việc khởi động để tránh làm đội ngũ quá tải với quá nhiều thay đổi cùng một lúc.
- Những người ủng hộ: Bạn có thể tìm thấy những người ủng hộ mạnh mẽ trong ban quản lý và lãnh đạo không? Sự hỗ trợ ở cấp điều hành là rất quan trọng để cung cấp nguồn lực, báo hiệu cho nhân viên rằng sáng kiến này là ưu tiên và đảm bảo sự đồng thuận từ các quản lý cấp trung.
Sau khi xác nhận sự sẵn sàng, mục tiêu là xây dựng sự hỗ trợ từ tất cả các bên liên quan, từ nhân viên tuyến đầu, những người có thể hoài nghi về một “sáng kiến” khác, đến các lãnh đạo cấp cao, những người cần hiểu về ROI.
Giai đoạn 2: Thành lập Ủy ban
HaWC được thiết kế có chủ ý để trở thành một nỗ lực hợp tác, với vai trò lãnh đạo chung và đại diện rộng rãi.
- Đồng trưởng nhóm: Mỗi HaWC được dẫn dắt bởi hai đồng trưởng nhóm — một là nhân viên tuyến đầu và một là giám sát viên hoặc quản lý cấp trung. Cấu trúc này đảm bảo rằng tiếng nói của người lao động là trọng tâm của chương trình. Chúng tôi khuyến nghị rằng các trách nhiệm của đồng trưởng nhóm, như điều hành cuộc họp và phối hợp kế hoạch hành động, được ghi nhận trong đánh giá hiệu suất hàng năm của họ để khen thưởng cho công việc đổi mới này.
- Thành viên: Ủy ban nên bao gồm chủ yếu là nhân viên tuyến đầu (8 đến 12 thành viên cho một nhóm 200–300 người). Điều này đảm bảo một phạm vi quan điểm rộng lớn, với đại diện từ mỗi phòng ban hoặc ca làm việc.
- Giao tiếp: Cần thiết lập nhiều kênh để chia sẻ mối quan ngại và ý tưởng, bao gồm hộp ý kiến ẩn danh ở các khu vực chung và giao tiếp trực tiếp với các thành viên ủy ban. Điều quan trọng không kém là ủy ban phải có một quy trình để giao tiếp lại với lực lượng lao động rộng lớn, xây dựng lòng tin bằng cách cho thấy rằng các ý tưởng và mối quan ngại đã được lắng nghe. Nghiên cứu của MIT cho thấy càng nhiều dự án mà HaWC hoàn thành thì hiệu quả giảm tỷ lệ nghỉ việc càng lớn.
Vai Trò Của Jungji: Biến Thông Tin Chi Tiết Thành An Sinh Có Thể Hành Động
Mô hình HaWC là một khung vững chắc, và bộ công cụ kỹ thuật số của Jungji được thiết kế để cung cấp dữ liệu, thông tin chi tiết và kế hoạch hành động có thể giúp HaWC trở nên hiệu quả và dựa trên dữ liệu hơn ngay từ ngày đầu.
Phân Tích Hồ Sơ để Thành Công: Xây Dựng Ủy Ban Phù Hợp
Báo cáo của MIT nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuyển dụng đúng người cho vai trò lãnh đạo và thành viên HaWC. Các công cụ phân tích hồ sơ của Jungji có thể tạo nên sự khác biệt ở đây. Bằng cách hiểu các tính cách cốt lõi trong đội ngũ của bạn, bạn có thể tuyển dụng các thành viên một cách chiến lược để làm cho ủy ban trở nên năng động và hiệu quả. Ví dụ:
- Analytic: Phong cách logic, dựa trên dữ liệu và có phương pháp của họ làm cho họ trở nên lý tưởng cho Bước 3 của Chu trình cải tiến: phân tích nguyên nhân gốc rễ.
- Innovator: Bản chất tự phát và sáng tạo của họ rất phù hợp cho Bước 4: động não các giải pháp mới.
- Synchronizer: Sự đồng cảm và tập trung vào các mối quan hệ của họ có thể đảm bảo ủy ban hoạt động hài hòa và giao tiếp hiệu quả với toàn bộ đội ngũ.
- Stoic: Niềm tin vững chắc và sự tận tâm với các nguyên tắc của họ làm cho họ trở thành người ủng hộ hoàn hảo cho việc duy trì các giá trị của HaWC và đảm bảo việc thực hiện được tiếp nối.
Định Lượng Tác Động: Công cụ Tính Kiệt sức ra VND
Nghiên cứu của MIT đã chứng minh rằng việc giảm tỷ lệ nghỉ việc thông qua các sáng kiến an sinh có hiệu quả về chi phí hơn là thông qua việc tăng lương. Tuy nhiên, việc đưa ra lý lẽ này trong nội bộ vẫn đòi hỏi dữ liệu cứng. Burnout-to-VND Calculator của Jungji là sự bổ sung hoàn hảo. Chỉ bằng cách sử dụng hai điểm dữ liệu trên mỗi nhân viên, công cụ của chúng tôi có thể ngay lập tức biến sự kiệt sức ẩn thành một tác động tài chính có thể định lượng được, cho thấy sự rò rỉ P&L tiềm năng từ việc nghỉ việc trước khi nó xảy ra. Điều này cung cấp cho các nhà vô địch HaWC những con số cấp CFO mà họ cần để đảm bảo ngân sách và nguồn lực cho chương trình.
Ưu Tiên Thông Minh Bằng Dữ Liệu: Bảng Điều Khiển và Thẻ Điều Hành Của Jungji
Một trong những phần khó khăn nhất trong vai trò của HaWC là ưu tiên các mối quan ngại. Executive-Ready Cards và bảng điều khiển của Jungji đơn giản hóa quy trình này. Hệ thống của chúng tôi cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng, chỉ cần một cú nhấp chuột, được hỗ trợ bởi các chỉ số như BPI (Chỉ số Hiệu suất Kiệt sức), RCF (Chỉ số Sẵn sàng và Cam kết) và PSD (Chỉ số Căng thẳng Hồ sơ), cho phép HaWC xác định các nhóm hoặc phòng ban có mức độ kiệt sức hoặc rối loạn chức năng căng thẳng cao nhất. Điều này đảm bảo nỗ lực của ủy ban tập trung vào các lĩnh vực có tác động lớn nhất, dẫn đến kết quả nhanh hơn, có ý nghĩa hơn.
Một Sổ Tay Để Hợp Tác Tốt Hơn
HaWC dựa vào sự hợp tác hiệu quả giữa một quản lý và một nhân viên là đồng trưởng nhóm. Công cụ SnapInsight™ dành cho quản lý của Jungji cung cấp cho các đồng trưởng nhóm một sổ tay rõ ràng để hợp tác suôn sẻ. Bằng cách tự giải mã các tác nhân gây căng thẳng của chính họ và học cách điều chỉnh phong cách giao tiếp cho phù hợp với nhau—và với toàn bộ đội ngũ—họ có thể hóa giải xung đột, đảm bảo giao tiếp liền mạch và làm gương cho một phong cách lãnh đạo có EQ cao, điều cần thiết cho sự thành công của ủy ban.
Kết Luận: Một Cách Tiếp Cận Mới Để Lãnh Đạo Bằng Sự Đồng Cảm và Dữ Liệu
Nghiên cứu của MIT về HaWC cung cấp một kế hoạch chi tiết thuyết phục, có cơ sở dữ liệu cho một hình thức lãnh đạo mới — một hình thức công nhận rằng một lực lượng lao động khỏe mạnh, được trao quyền là một lực lượng lao động hiệu quả và có lợi nhuận. Bằng cách trao cho nhân viên tiếng nói, một công ty không chỉ có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc tốn kém mà còn nuôi dưỡng một văn hóa tin tưởng và quyền sở hữu chung.
Mô hình HaWC, khi được hỗ trợ bởi các công cụ như của Jungji, sẽ đưa an sinh từ một sáng kiến “mềm” thành một chiến lược thông minh, dựa trên dữ liệu với ROI rõ ràng, có thể đo lường. Đó là một cách tiếp cận thực dụng, lấy con người làm trọng tâm, biến những thông tin chi tiết có giá trị thành các kết quả kinh doanh hữu hình.
Tải xuống báo cáo đầy đủ của MIT tại đây:
- Tiếng Anh (bản gốc) :https://mitsloan.mit.edu/ideas-made-to-matter/what-a-workplace-health-and-well-being-committee-and-why-do-you-need-one
- Tiếng Việt (Biên Tập Bởi Jungji): https://docsend.com/view/6st47fm7fda2isut
Bài blog này dựa trên báo cáo gốc của MIT Sloan Management Review, được dịch sang tiếng Việt cho mục đích nghiên cứu
vi 
